Siempre ha sido un dolor de cabeza para empresas con una gran población laboral el cumplir con la obligación formal de entregar las boletas de pago, considerando que la legislación exige que se efectúe dentro del tercer día hábil del pago de las remuneraciones. 

Hace unos años, la normativa permitió la firma electrónica en las boletas exigiendo un registro de firmas ante el Ministerio de Trabajo si la empresa empleaba a más de 100 trabajadores, lo cual nunca llegó a implementarse. 

Hace un par de años, con el D. Leg. N° 1310, se aprobaron medidas adicionales de simplificación administrativa con incidencia laboral, autorizándose el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas (manuscritas) por la firma digital, según la legislación civil peruana, o la firma electrónica del empleador, conforme a la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. También es válido hacer uso de microformas, conforme al D. Leg. N° 681. Resulta conveniente indicar que la firma digital es sustancialmente diferente a la firma electrónica. La primera utiliza dos claves (una pública y otra privada) y es proveída por una entidad emisora de certificados digitales debidamente registrada ante el Indecopi mediante una suscripción periódica; esta firma acredita plenamente la identidad de una persona. La segunda, en cambio, resulta de cualquier medio que permita expresar la manifestación de voluntad de la persona, por ejemplo, una clave alfanumérica (tarjetas de débito) o una firma ológrafa (manuscrita) escaneada; en la firma electrónica no se utilizan los certificados digitales.

Esto implica que en las boletas de pago, los contratos de trabajo, adendas o prórrogas de estos, convenios individuales o colectivos; CTS, entre otros, ya no será necesaria la firma manuscrita del empleador o su apoderado, bastando la firma digital o electrónica sin requerirse registro alguno ante el sector Trabajo. Lo anterior permite el envío por correo electrónico de los citados documentos, su puesta a disposición en la intranet empresarial e inclusive en un aplicativo (app) que les permita acceder a estos mediante teléfonos inteligentes. No es obligación del empleador asegurarse que el trabajador revise los indicados documentos, pero sí que acceda a ellos de forma oportuna y sin costo alguno.

Es muy positivo el uso de la tecnología en la relación de trabajo, pues facilita el cumplimiento de este tipo de obligaciones de índole formal. Esperamos que la Sunafil tengan una visión flexible al efectuar las fiscalizaciones y no se sancione a aquellas empresas que hubieran reemplazado el tradicional cargo de entrega escrito por este tipo de mecanismos modernos que suponen un similar nivel de cumplimiento legal. Lo contrario desincentivaría su uso por parte de los empleadores.