Calcular las planillas suele ser uno de los trabajos más estresantes y difíciles que hay en las empresas. Un analista de planillas se encarga desde el registro de los colaboradores, incidencias o licencias, pagar el sueldo a los trabajadores, el pago de los beneficios sociales y todas las declaraciones de acuerdo a ley. En pocas palabras, es el responsable de la buena marcha de una empresa.
Durante mucho tiempo, se hizo la planilla a mano y con el avance de la tecnología se empezaron a usar otros programas como el Excel. No obstante, mientras más grande la empresa, mayor volumen de datos, cálculos y también errores se incrementan.
El gerente de soluciones de Ofisis, Richard Culque, explica que “para que una empresa marche con éxito es imprescindible manejar las planillas con un Software que ayude al trabajador a automatizar, ordenar y optimizar los procesos. Se sabe que estas soluciones tecnológicas ayudan a ahorrar hasta un 60% en tiempo y dinero a las empresas”.
A continuación, una lista de los errores más frecuentes en el cálculo de las planillas.
1. Inconsistencia en los registros de licencias
Las licencias son permisos o inasistencias que el trabajador puede generar en un día. Para contabilizarlas, las empresas realizan un informe de asistencia por cada trabajador. Si la persona labora 30 días, generará 30 registros en el mes. El problema se da cuando hay más trabajadores, más reportes y se contabilizan con hojas de cálculo (Excel), pues estamos más expuestos a los errores humanos.
Por ejemplo, si se comente el error de no registrar una asistencia y se toma como falta, no solo se le descontará el día al trabajador, sino que ello afectara, a largo plazo, a su gratificación, CTS, utilidades o, en su defecto, su liquidación de beneficios sociales.
2. Errores en el cálculo de impuestos de 5ta categoría
Todo trabajador que está en planilla (5ta categoría) se le descuenta el impuesto de quinta categoría cada mes. Este impuesto varía de acuerdo al sueldo que gana.
En muchos casos, debido al manejo de la planilla en Excel, se cometen errores en el cálculo del impuesto y, por lo general, se detecta a fin de año, cuando se realiza el último ajuste de cálculo de acuerdo a ley.
Corregir esta equivocación afecta a ambas partes: “si el encargado de planilla descontó menos de lo que debía, tendrá que compensarlo con la gratificación, lo cual afecta directamente al colaborador y eso es algo que ningún empleado quiere”, afirma Culque. En algunas ocasiones el empleador cubre el importe faltante brindándole un préstamo al colaborador.
3. Demoras en los pagos a los colaboradores
No hay nada más incómodo que nos paguen fuera de la fecha que nos corresponde. Esto suele ocurrir de forma involuntaria. Por ejemplo, si el analista empieza a realizar los pagos tarde y tiene las cuentas de sus colaboradores en diferentes bancos, deberá realizar transferencias interbancarias, por consiguiente, el depósito al colaborador llegará el día siguiente o, si es fin de semana, después de varios días. Esto genera un gran malestar al colaborador, que seguramente ya tenía programado algún pago. Este error debilita la relación de los colaboradores con la empresa.
4. Los beneficios sociales se pagan sin considerar remuneraciones variables
Muchas empresas pagan horas extras, bonos y, en algunos casos, comisiones de venta. La ley señala que estas remuneraciones variables deben ser tomadas en cuenta al momento de calcular los beneficios sociales (gratificación, CTS, vacaciones y utilidades). No obstante, por error de cálculo o desconocimiento, muchas empresas consideran solo la remuneración básica. Esto es un pago incompleto, que para ser rectificado sigue un proceso engorroso en el reintegro al colaborador como también en las rectificaciones a la Sunat.
5. Cuando no se pagan las utilidades en base a los días laborados
Las empresas que no cuentan con sistemas de ingreso y salida digital no tienen un control riguroso de los días laborados. Esto puede jugarnos en contra al momento de pagar las utilidades, pues estas se calculan con base de los días laborados; es decir, si trabajo menos días, recibiré menos dinero y viceversa. Si los analistas no llevan un control y les pagan a todos como si hubieran trabajado los 30 días, esto generara errores en la distribución de la utilidad.
Por ejemplo, se le considerara la misma cantidad de días para utilidad tanto al que falta como al que no falta. Esto ocasiona incomodidad entre los colaboradores y hasta tener que recalcular las utilidades para rectificar las declaraciones a la Sunat.
6. Demoras en las entregas de las boletas de pago
De acuerdo a Ley (D.S 009– 2011 TR, Art. 98) se indica que la boleta de pago se debe entregar al tercer día hábil luego de haber hecho el depósito. Es imprescindible para que los trabajadores cuenten con el sustento de su salario y, de haberlos, se modifiquen los errores. Cuando las boletas de pago no llegan a tiempo o la empresa no da ningún sustento, el colaborador podría quejarse con la Sunat, lo que podría provocar multas desde el 50% de una UIT hasta 98,000 soles.
¿Qué hacer para evitar estos errores?
“La opción es contar con un software automatizado, en donde día a día se registren los datos de sus trabajadores –desde los más simples hasta los más complejos-, para que el cálculo sea inmediato, sin posibilidad a errores y sujetos a la ley establecida. Esto no solo ayudará a que su empresa ahorre tiempo y dinero, sino que tendrá trabajadores más contentos, reforzará su clima laboral y evitará las multas de la SUNAFIL o el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE)”, aseveró Culque.
