A partir de la fecha, los notarios están obligados a llevar o mantener actualizado un registro de las operaciones que realicen sus clientes por montos iguales o mayores a US$ 5,000; así como las operaciones múltiples que en conjunto sean iguales o superen los US$ 20,000 (o su equivalente en moneda nacional) cuando se realicen por o en beneficio de una misma persona durante un mes calendario.
Así lo dispuso la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, mediante Resolución Nº 5709-2012, que aprobó las Normas Especiales para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (LA/FT) aplicable a los notarios, la misma que tiene por objeto que estos profesionales, como sujetos obligados del Sistema de Prevención de los Delitos de LA/FT, cuenten con normas para el cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco legal vigente.
Dichas normas permitirán prevenir y evitar que dichos servicios sean utilizados por terceros para realizar operaciones de LA/FT.
La norma, de esa manera, establece la obligación de los Notarios de llevar y mantener actualizado un Registro de Operaciones (RO). Para efecto de esta nómina se considera "operación" a todo acto o contrato respecto para el cual se solicitan los servicios profesionales del notario que conste en un instrumento público notarial protocolar, sin perjuicio de que haya concluido o no el proceso de firmas, con excepción de los testamentos.
En ella deberán anotar las operaciones ya mencionadas, así como reportar a la UIF las operaciones sospechosas, es decir, aquellas que por su cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente; o, las que por su número, cantidades transadas o por sus características particulares pueden conducir razonablemente a sospechar que se está usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
Tipos de transacciones
Respecto a las operaciones que serán materia de RO, la resolución establece que deberá registrarse las transferencia de bienes inmuebles o muebles, a título oneroso o gratuito, con o sin garantía; la constitución de personas jurídicas bajo los alcances de cualquier norma, así como los actos societarios que involucren movimiento patrimonial o económico, incluyendo los aumentos de capital, las transferencias de acciones, participaciones sociales, marcas o de la propia empresa.
De igual forma, las cancelaciones de préstamos y/o levantamiento de hipoteca, la constitución de fideicomisos y todo tipo de otros encargos fiduciarios, otras operaciones que consten en instrumento público notarial protocolar sin perjuicio de que haya concluido o no el proceso de firmas, o en formulario legalizado por notario o aquellas que determine el órgano supervisor.
En cuanto a las personas naturales y jurídicas que intervienen en la operación, se debe registrar la identificación de la persona que realiza la operación (representante legal, apoderado o mandatario), así como de la persona en cuyo nombre se realiza la operación (ordenante o propietario) y de la persona a favor de quien se realiza la operación (beneficiario o adquirente).
Nuevas obligaciones
Según la norma, el Registro de Operaciones (RO) deberá ser conservado por un plazo de 10 años, habiéndose previsto que a partir de enero de 2013 sea remitido a la UIF-Perú en medio electrónico.
Los notarios deberán comunicar a la UIF-Perú, en un plazo de 15 días, las operaciones detectadas como sospechosas, mediante el denominado Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), adjuntando la documentación sustentadora respectiva.
En estos casos no es relevante el monto del acto o contrato que se reporta, debiendo reportarse las operaciones que se hayan efectuado o que se hayan intentad realizar.
La puesta en vigencia del Sistema de Prevención de LA/FT implica que el notario designe un oficial de Ccumplimiento, quien actuará como contacto con la UIF-Perú y responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del sistema.