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SEPA. ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA FISCALIZA su JUSTIFICACIóN

La legislación exige acreditación singular y ciertos topes diarios
Incluyen pagos por transporte, alojamiento, alimentación y movilidad

Francisco Pantigoso Abogado tributarista (*)

Los gastos en el transporte y viáticos incurridos en los viajes, comúnmente denominados como gastos de viaje, constituyen gastos deducibles de la renta bruta, siempre que hayan sido realizados en el marco de las funciones a desempeñar en la empresa. Ahora bien, estos gastos de viaje, sean para el interior u exterior del país, se encuentran sujetos a una acreditación singular y a determinados topes diarios que se deberán cumplir.

Respecto a la acreditación, según el inc. r) del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (LIR), se establece que serán deducibles aquellos gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables según la actividad productora de la renta gravada. Además, la necesidad del viaje quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente, y los gastos de transporte con los pasajes.

Aquí, el término "indispensable" está orientado a que las empresas prueben la relación entre el viaje en cuestión y la generación de rentas gravadas o mantenimiento de la fuente. Luego, al agregarse que la necesidad del viaje sea acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación, se busca que las empresas sustenten adecuadamente tanto la causalidad como la fehaciencia de las operaciones.

Al respecto, la documentación que la empresa mantenga como probanza de las operaciones le permitirá acreditar y verificar la causalidad y fehaciencia de las operaciones. A tal efecto, independientemente a la correspondencia que puede estar constituida por correos electrónicos de "dominio" propio y de terceros con quienes efectúen sus labores empresariales, se deberán archivar las liquidaciones de viaje, informes de viaje, invitaciones, actas de directorio, tarjetas personales recibidas, etcétera.

En cuanto a los gastos considerados como gastos de viaje, importa precisar que estos se dividen principalmente en aquellos del transporte necesario para realizar el viaje, y aquellos, relativos a la subsistencia, denominados como gastos de viáticos.

Así, los gastos por viáticos comprenden los montos que la empresa pagará por motivo del alojamiento, alimentación y la movilidad que utilice el representante de la empresa. Sobre este punto, los gastos señalados son aceptados principalmente en cuanto correspondan o se realicen en ocasión de funciones de los trabajadores de la empresa; sin embargo, resulta posible que la compañía asuma dicho gastos de terceros como en caso de los consultores, proveedores o prestadores de servicios de la empresa, siempre que se demuestre que ello contribuye a generar mayor renta o a mantener la fuente, así como los documentos que acrediten la asunción de dicho gasto (contratos).

Límites y comprobantes de pago
La LIR ha establecido límites a los gastos incurridos en alojamiento, alimentación y movilidad, esto es, a los gastos por viáticos. La aplicación de los límites dependerá de si el viaje incurrido se da en ocasión de la estadía al interior del país o en el extranjero. A diferencia de los gastos por viáticos, la deducción de los gastos incurridos en el transporte (pasajes) no están sujetos a límite alguno, siendo así corresponderá a la empresa decidir si enviará a sus representantes en ómnibus o en avión, en primera clase o turista.

Estadías en el extranjero requieren mayor acreditación de los montos declarados
A diferencia de la forma de sustentar los viáticos al interior del país, la norma en análisis ha establecido que los gastos de viaje por concepto de viáticos en el exterior deben sustentarse de la siguiente manera: i) el alojamiento, con los documentos a que hace referencia el artículo 51-A de la LIR (facturas); y ii) la alimentación y movilidad, con los documentos a que se refiere el artículo 51-A de la LIR o con una declaración jurada cuyo monto que no debe exceder del 30% (facturas) del doble del monto que, por concepto de viáticos, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía, y esto dependerá del lugar de destino, conforme al DS 047-2002-PCM.

Al respecto, cuando el deudor tributario sustente los gastos por alojamiento, y de ser el caso, también los gastos de alimentación y movilidad, incurridos en el exterior, según el artículo 51-A de la LIR, deberá atender que dichos documentos (facturas) tienen que emitirse conforme a las disposiciones legales del país respectivo, y siempre que conste en ellos, por lo menos, el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación; y la fecha y el monto de la misma.

A ello, cabe agregar que, cuando la administración tributaria lo solicite, dicho deudor deberá presentar una "traducción al castellano" de tales documentos. Sin perjuicio que dichos montos no superen el límite diario del doble del monto que se le asigne a funcionario de carrera de mayor jerarquía de conformidad con el DS 047-2002-PCM, que indica el monto, dependiendo del lugar del destino.

Si el deudor tributario opta por sustentar los gastos por alimentación y movilidad con una declaración jurada, atenderá las formalidades mínimas que debe contener dicha declaración según el inc. n) del artículo 21 del reglamento de la LIR, y a su vez tener presente el límite particular del 30% del doble del monto dado a un funcionario de carrera de mayor jerarquía, según lo establecido con el Decreto Supremo 047-2002-PCM